Jak często szkolenia okresowe BHP — terminy według stanowisk

Zestawienie terminów

Podstawą jest § 15 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Wskazane okresy stanowią wartości maksymalne — pracodawca może ustalić częstotliwość wyższą, nie może natomiast wydłużyć cyklu.

Grupa stanowisk	Forma szkolenia	Nie rzadziej niż	Pierwsze szkolenie
Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami § 14 ust. 2 pkt 1	Kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane	raz na 5 lat	do 6 miesięcy
Stanowiska robotnicze § 14 ust. 2 pkt 2	Wyłącznie instruktaż	raz na 3 lata	do 12 miesięcy
Stanowiska robotnicze — prace szczególnie niebezpieczne § 15 ust. 1	Wyłącznie instruktaż	raz w roku	do 12 miesięcy
Pracownicy inżynieryjno-techniczni § 14 ust. 2 pkt 3	Kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane	raz na 5 lat	do 12 miesięcy
Pracownicy służby BHP i osoby wykonujące jej zadania § 14 ust. 2 pkt 4	Kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane	raz na 5 lat	do 12 miesięcy
Stanowiska administracyjno-biurowe § 14 ust. 2 pkt 5	Kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane	raz na 6 lat	do 12 miesięcy
Narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne albo odpowiedzialność w zakresie bhp § 14 ust. 2 pkt 6	Kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane	raz na 5 lat	do 12 miesięcy

§ 15 ust. 1 i 2 rozporządzenia (Dz.U. z 2024 r. poz. 1327)

„Szkolenie okresowe pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych przeprowadza się w formie instruktażu, nie rzadziej niż raz na 3 lata, a na stanowiskach, na których są wykonywane prace szczególnie niebezpieczne, nie rzadziej niż raz w roku."

„Szkolenie okresowe osób wymienionych w § 14 ust. 2 pkt 1 i 3–6 powinno być przeprowadzane w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego nie rzadziej niż raz na 5 lat, a w przypadku pracowników na stanowiskach administracyjno‑biurowych nie rzadziej niż raz na 6 lat."

Sześć grup stanowisk

Prawidłowe ustalenie terminu wymaga wcześniejszego zakwalifikowania stanowiska do właściwej grupy. Rozporządzenie wymienia je w § 14 ust. 2 i stosuje kolejność, w której punkt 6 pełni funkcję kategorii domykającej — obejmuje pracowników niewymienionych w punktach 1–5.

Dwa rozgraniczenia sprawiają w praktyce najwięcej trudności.

Stanowisko robotnicze a pozostałe. Rozporządzenie nie definiuje pojęcia stanowiska robotniczego; kwalifikacji dokonuje pracodawca na podstawie faktycznego charakteru pracy i oceny ryzyka zawodowego. Konsekwencje są dwojakie: cykl skraca się z pięciu lat do trzech, a jedyną dopuszczalną formą staje się instruktaż, co wyklucza szkolenie zdalne.

Stanowisko administracyjno‑biurowe a grupa z punktu 6. Cykl sześcioletni przysługuje wyłącznie stanowiskom administracyjno‑biurowym. Pracownik narażony na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne albo obciążony odpowiedzialnością w zakresie bhp podlega cyklowi pięcioletniemu — zagadnienie to omawiamy szerzej w artykule o grupie z § 14 ust. 2 pkt 6.

Pierwsze szkolenie okresowe

Terminy pierwszego szkolenia okresowego reguluje § 15 ust. 4. Obowiązują dwa różne okresy, liczone od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku:

do 6 miesięcy — pracodawcy oraz inne osoby kierujące pracownikami (§ 14 ust. 2 pkt 1);
do 12 miesięcy — wszystkie pozostałe grupy (§ 14 ust. 2 pkt 2–6).

Krótszy termin dla osób kierujących pracownikami wynika z zakresu ich odpowiedzialności: to one organizują pracę podwładnych i odpowiadają za stan bezpieczeństwa na podległych stanowiskach.

Od kiedy liczy się termin

Termin kolejnego szkolenia biegnie od daty ukończenia szkolenia poprzedniego, potwierdzonej zaświadczeniem wydanym przez organizatora. Nie jest to data zatrudnienia, data skierowania na szkolenie ani początek roku kalendarzowego.

Ma to znaczenie praktyczne przy prowadzeniu rejestru terminów: dla pracownika, który ukończył szkolenie 12 marca, kolejne szkolenie w cyklu pięcioletnim powinno zostać przeprowadzone najpóźniej 12 marca po upływie pięciu lat. Wcześniejsze przeprowadzenie szkolenia jest dopuszczalne i rozpoczyna bieg nowego okresu.

Zgodnie z § 15 ust. 3 pracodawca ustala częstotliwość i czas trwania szkolenia okresowego po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, biorąc pod uwagę rodzaj i warunki wykonywania prac na danych stanowiskach. Ustalenie okresu krótszego niż wskazany w rozporządzeniu jest zatem dopuszczalne i bywa uzasadnione przy podwyższonym poziomie ryzyka.

Kiedy szkolenie nie jest wymagane

Zwolnienie stanowisk administracyjno-biurowych

Najszerzej stosowane zwolnienie wprowadza Kodeks pracy. Dotyczy wyłącznie stanowisk administracyjno‑biurowych i jest uzależnione od kategorii ryzyka przypisanej przeważającej działalności pracodawcy.

art. 237³ § 2² Kodeksu pracy

„Szkolenie okresowe pracownika, o którym mowa w § 2, nie jest wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno‑biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka, o której mowa w art. 226 pkt 1, wynika, że jest to konieczne."

Zwolnienie nie ma charakteru trwałego. Kodeks pracy przewiduje dwie sytuacje, w których obowiązek szkolenia powraca, a pracodawca ma na jego realizację nie więcej niż 6 miesięcy:

przeważająca działalność pracodawcy znajdzie się w grupie o kategorii ryzyka wyższej niż trzecia — termin biegnie od dnia ustalenia wyższej kategorii (art. 237³ § 2³);
z przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego wynika, że szkolenie stało się konieczne — termin biegnie od dnia dokonania oceny (art. 237³ § 2⁴).

Zwolnienie dotyczy wyłącznie szkolenia okresowego. Szkolenie wstępne pozostaje obowiązkowe niezależnie od kategorii ryzyka.

Zwolnienie z pierwszego szkolenia okresowego

Paragraf 15 ust. 5 przewiduje dwie przesłanki zwolnienia z pierwszego szkolenia okresowego. Zwolniona może być osoba, która:

przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w tym okresie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego;
odbyła w tym okresie szkolenie okresowe wymagane dla stanowiska należącego do innej grupy, jeżeli jego program uwzględnia zakres tematyczny wymagany na nowym stanowisku pracy.

Równoważność innych form kształcenia

Zgodnie z § 17 ukończenie w okresie, o którym mowa w § 15, szkolenia, dokształcania lub doskonalenia zawodowego związanego z nauką zawodu, przyuczeniem do zawodu albo podnoszeniem kwalifikacji zawodowych — uwzględniającego program szkolenia okresowego wymagany dla określonego stanowiska — uważa się za równoznaczne z odbyciem takiego szkolenia. Warunkiem jest zgodność zakresu tematycznego, którą należy wykazać dokumentacją programu.

Nie mylić ze szkoleniem wstępnym

Szkolenie wstępne i okresowe to dwa odrębne obowiązki o różnych reżimach. Szkolenie wstępne przeprowadza się przed dopuszczeniem pracownika do pracy i obejmuje instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy. Odbycie obu pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, przechowywanej w aktach osobowych (§ 12).

Szkolenie wstępne nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez pracownika pracy na tym samym stanowisku, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę (art. 237³ § 2 Kodeksu pracy).

art. 237³ § 3 Kodeksu pracy

„Szkolenia, o których mowa w § 2, odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy."

Zasada ta obejmuje zarówno szkolenie wstępne, jak i okresowe, niezależnie od formy realizacji. Czas szkolenia zdalnego również jest czasem pracy.

Najczęstsze pytania

Od kiedy liczy się termin kolejnego szkolenia okresowego?

Od daty ukończenia poprzedniego szkolenia, potwierdzonej zaświadczeniem wydanym przez organizatora. Nie od daty zatrudnienia ani od początku roku kalendarzowego.

Czy pracownik administracyjno-biurowy zawsze musi odbywać szkolenia okresowe?

Nie. Zgodnie z art. 237(3) § 2(2) Kodeksu pracy szkolenie okresowe nie jest wymagane, gdy przeważająca działalność pracodawcy mieści się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategoria ryzyka, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, że szkolenie jest konieczne.

Czy szkolenie okresowe odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy?

Tak. Wynika to wprost z art. 237(3) § 3 Kodeksu pracy. Dotyczy to zarówno szkolenia wstępnego, jak i okresowego, niezależnie od formy ich przeprowadzenia.

Czy zaświadczenie od poprzedniego pracodawcy zwalnia z pierwszego szkolenia okresowego?

Tak, jeżeli pracownik przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w tym okresie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego. Zwolnienie obejmuje również sytuację, w której pracownik odbył szkolenie przewidziane dla innej grupy stanowisk, o ile jego program uwzględnia zakres tematyczny wymagany na nowym stanowisku.

Pilnowanie terminów bez arkusza kalkulacyjnego

Na szkoleniazbhp.eu każde szkolenie kończy się zaświadczeniem z datą, od której system sam liczy kolejny termin i przypomina o nim z wyprzedzeniem. Rejestr obejmuje wszystkich pracowników objętych obsługą.

Zobacz szkolenia online → Zapytaj o obsługę firmy

Podstawa prawna: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327). Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy stanu faktycznego.