Kto jest organizatorem szkolenia
Pojęcie „organizator szkolenia" ma definicję ustanowioną wprost w przepisach. Wprowadza je § 5 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, i obejmuje ono dwie różne kategorie podmiotów.
„Pracodawca organizujący i prowadzący szkolenie oraz jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, zwani dalej »organizatorami szkolenia«, zapewniają: […]"
Pierwszą kategorię stanowi pracodawca szkolący własnych pracowników. Drugą — istotną z perspektywy firm szkoleniowych — jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową. Obie kategorie mają identyczny zakres obowiązków. Przepis nie różnicuje wymagań ze względu na wielkość podmiotu ani liczbę przeszkolonych osób.
Przepisy wprowadzają natomiast ograniczenie podmiotowe. Nie każde szkolenie pracodawca może przeprowadzić samodzielnie:
„Szkolenie osób będących pracodawcami, pracowników służby bhp oraz instruktorów i wykładowców tematyki bezpieczeństwa i higieny pracy prowadzą jednostki organizacyjne, o których mowa w ust. 1."
Szkolenie pracodawcy, pracownika służby BHP albo wykładowcy musi zatem przeprowadzić jednostka organizacyjna. Pracodawca nie może przeszkolić w tym zakresie ani siebie, ani własnej służby BHP. Dla firmy szkoleniowej oznacza to segment rynku, którego pracodawcy nie obsłużą we własnym zakresie.
Kiedy firma jest jednostką organizacyjną
Powstaje pytanie, czy spółka albo jednoosobowa działalność gospodarcza może być „jednostką organizacyjną prowadzącą działalność szkoleniową". Może — i nie wymaga to wpisu do rejestru placówek oświatowych. Definicja z § 1a pkt 2 rozporządzenia wymienia pięć rodzajów podmiotów:
- placówkę kształcenia ustawicznego i centrum kształcenia zawodowego,
- szkołę ponadpodstawową,
- podmiot wchodzący w skład systemu szkolnictwa wyższego i nauki,
- stowarzyszenie, którego celem statutowym jest działalność związana z bezpieczeństwem i higieną pracy,
- przedsiębiorcę prowadzącego działalność oświatową na zasadach określonych w ustawie z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
— pod warunkiem, że faktycznie prowadzą działalność szkoleniową w dziedzinie BHP. Ostatnia pozycja stanowi podstawę działania dla podmiotu komercyjnego: wystarczy prowadzić działalność gospodarczą i faktycznie świadczyć usługi szkoleniowe w dziedzinie BHP. Przepisy nie przewidują koncesji, zezwolenia ani postępowania kwalifikacyjnego wobec samego podmiotu. Ciężar wymagań spoczywa w całości na sposobie realizacji szkolenia, czyli na sześciu obowiązkach omówionych poniżej.
Sześć obowiązków z § 5
Przepis ujmuje je w jednym zdaniu podzielonym na sześć punktów. Każdy z nich przekłada się na konkretny wymóg organizacyjny.
1. Programy szkolenia dla określonych grup stanowisk
Nie jeden program ogólny, lecz odrębne programy dla każdej szkolonej grupy stanowisk. Inny dla pracodawców i osób kierujących pracownikami, inny dla pracowników administracyjno-biurowych, inny dla stanowisk robotniczych. Programy opracowuje się na podstawie ramowych programów stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia — one wyznaczają minimalny zakres tematyczny i minimalną liczbę godzin. Twój program może być bogatszy, ale nie uboższy.
2. Programy szkolenia instruktorów
Obowiązek w tym punkcie dotyczy odrębnego szkolenia przeznaczonego dla instruktorów. Warto jednak zwrócić uwagę na kwestię, która bywa pomijana: metody prowadzenia szkolenia na stanowisku pracy są obowiązkowym elementem zwykłego szkolenia okresowego dla pracodawców i osób kierujących pracownikami. Ramowy program przewiduje na ten temat dwie godziny lekcyjne.
„Organizacja i metodyka szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (z uwzględnieniem metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego) oraz kształtowanie bezpiecznych zachowań pracowników w procesach pracy — 2 godziny."
Ma to dwie konsekwencje. Po pierwsze, organizator prowadzący szkolenia dla kadry kierowniczej musi ująć ten temat w programie — jego pominięcie oznacza program niezgodny z programem ramowym. Po drugie, to właśnie z tego szkolenia kierownicy czerpią przygotowanie wymagane od osób prowadzących szkolenie na stanowisku pracy, o czym piszemy w artykule o szkoleniu wstępnym. Cały program dla tej grupy obejmuje minimum 16 godzin lekcyjnych.
3. Wykładowcy i instruktorzy z odpowiednim przygotowaniem
Przepis wymaga trzech rzeczy naraz: zasobu wiedzy, doświadczenia zawodowego i przygotowania dydaktycznego. To ostatnie ma własną definicję w § 1a pkt 4 — chodzi o ukończenie kształcenia lub szkolenia przygotowującego do prowadzenia procesu szkolenia w dziedzinie BHP, z uwzględnieniem form organizacyjnych, metod i środków dydaktycznych odpowiednich dla danej grupy. Kwalifikacje z zakresu BHP są zatem niewystarczające — konieczne jest udokumentowane przygotowanie dydaktyczne.
4. Odpowiednie warunki lokalowe
Przy szkoleniach stacjonarnych — sala odpowiadająca liczbie uczestników i charakterowi zajęć. Przy samokształceniu kierowanym prowadzonym przez internet obowiązek traci znaczenie praktyczne, ponieważ szkolenie nie odbywa się w lokalu; odpada wówczas koszt i ryzyko związane z bazą lokalową.
5. Wyposażenie dydaktyczne
Środki niezbędne do właściwej realizacji programu — materiały, prezentacje, sprzęt. W szkoleniu zdalnym funkcję wyposażenia dydaktycznego pełni platforma wraz z materiałami: prezentacjami, nagraniami, ćwiczeniami i bazą pytań egzaminacyjnych.
6. Właściwy przebieg szkolenia i dokumentacja
Obowiązek najbardziej pracochłonny i najczęściej realizowany wadliwie. Rozporządzenie wymienia wprost cztery rodzaje dokumentów; omawiam je w osobnej sekcji, ponieważ to one przesądzają o wyniku kontroli.
Cztery wymagane dokumenty
„[…] właściwy przebieg szkolenia oraz prowadzenie dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń."
| Dokument | Co ma zawierać | Najczęstszy błąd |
|---|---|---|
| Program szkolenia | Szczegółową tematykę, formy realizacji i czas trwania, osobno dla każdej grupy stanowisk | Jeden uniwersalny program dla wszystkich grup |
| Dziennik zajęć | Faktyczny przebieg zajęć: tematy, daty, prowadzącego, uczestników | Uzupełniany po fakcie albo w ogóle pomijany przy szkoleniach zdalnych |
| Protokół przebiegu egzaminu | Skład komisji, przebieg i wynik egzaminu każdego uczestnika | Brak protokołu przy egzaminie prowadzonym elektronicznie |
| Rejestr wydanych zaświadczeń | Ciągłą ewidencję wszystkich wystawionych zaświadczeń | Zaświadczenia numerowane od nowa w każdym roku lub dla każdego klienta |
Na uwagę zasługuje dziennik zajęć przy szkoleniu zdalnym. Przepis nie przewiduje zwolnienia z tego obowiązku ze względu na formę szkolenia, a jednocześnie jest to dokument, którego prowadzenie ręczne staje się niewykonalne przy większej liczbie kursantów rozpoczynających szkolenie w różnych terminach.
Egzamin i zaświadczenie
Szkolenie okresowe nie kończy się na przerobieniu materiału. Zgodnie z § 16 ust. 1 kończy się egzaminem sprawdzającym przyswojenie wiedzy objętej programem oraz umiejętności wykonywania lub organizowania pracy zgodnie z przepisami BHP.
„Egzamin jest przeprowadzany przed komisją powołaną przez organizatora szkolenia."
„Potwierdzeniem ukończenia z wynikiem pozytywnym […] szkolenia okresowego jest zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia. Odpis zaświadczenia jest przechowywany w aktach osobowych uczestnika szkolenia."
Z przepisu wynikają trzy konsekwencje, które bywają pomijane. Po pierwsze, komisję powołuje organizator, musi zatem istnieć dokument jej powołania, a nie wyłącznie osoba weryfikująca wynik testu. Po drugie, zaświadczenie wydaje organizator według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia; dokument o własnym układzie graficznym nie zastępuje wzoru. Po trzecie, odpis zaświadczenia trafia do akt osobowych pracownika, a więc do pracodawcy — obieg dokumentów musi kończyć się przekazaniem zaświadczenia klientowi w postaci nadającej się do przechowywania.
Szkolenie przez internet: samokształcenie kierowane
Szkolenie okresowe dla większości grup stanowisk może być prowadzone w formie kursu, seminarium albo samokształcenia kierowanego (§ 15 ust. 2). Ta trzecia forma jest podstawą prawną e-learningu — ale ma warunek, który łatwo przeoczyć.
„[Samokształcenie kierowane] – rozumie się przez to formę szkolenia umożliwiającego uzyskanie, aktualizowanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, na podstawie materiałów przekazanych przez organizatora szkolenia, w szczególności przy zastosowaniu poczty, internetu, przy jednoczesnym zapewnieniu konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców."
Zapewnienie konsultacji jest warunkiem koniecznym, a nie elementem fakultatywnym. Rozwiązanie udostępniające kursantowi wyłącznie prezentacje i test nie realizuje samokształcenia kierowanego w rozumieniu przepisu, ponieważ pomija dostęp do wykładowcy. Kanał konsultacji musi istnieć i prowadzić do osoby spełniającej wymagania określone dla wykładowców. Jest to element odróżniający szkolenie zdalne zgodne z rozporządzeniem od kursu wideo.
Odrębną kwestią jest to, że samokształcenie kierowane nie jest dopuszczalne dla stanowisk robotniczych. Dla tej grupy § 15 ust. 1 przewiduje wyłącznie formę instruktażu, nie rzadziej niż raz na 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych — raz w roku. Oferowanie pracownikom na stanowiskach robotniczych szkolenia okresowego wyłącznie w formie zdalnej jest niezgodne z rozporządzeniem.
Zakres przejmowany przez platformę
Spośród sześciu obowiązków z § 5 dwa pozostają nieprzenoszalne: odpowiedzialność za programy szkolenia oraz za kwalifikacje i przygotowanie dydaktyczne wykładowców spoczywa na organizatorze. Pozostałe mają charakter odtwórczy i podlegają automatyzacji — temu służy platforma dla organizatorów szkoleń na szkoleniazbhp.eu.
- Wyposażenie dydaktyczne — gotowe materiały i prezentacje omawiane przez lektora, dostępne dla kursanta z przeglądarki.
- Dziennik zajęć — prowadzony automatycznie, na podstawie faktycznego postępu każdego kursanta.
- Egzamin i protokół — egzamin online z losowaniem pytań, wynik zapisywany wraz z protokołem.
- Zaświadczenia i rejestr — zaświadczenie PDF z kodem QR generowane po zdanym egzaminie, z ciągłą numeracją i możliwością weryfikacji przez skan.
- Konsultacje — czat z kursantem, czyli kanał wymagany przez definicję samokształcenia kierowanego.
- Szkolenia stacjonarne — dla grup, które muszą przejść instruktaż: zapis przez QR, listy obecności, zaświadczenia hurtem.
Zakres merytoryczny i kadra pozostają zatem po stronie organizatora, ponieważ przepis nie dopuszcza ich powierzenia. Dokumentacja, obieg zaświadczeń i rozliczenia przechodzą na system.
Szkolenia BHP pod własną marką
Platforma dla organizatorów szkoleń udostępnia gotowe środowisko: materiały z lektorem, egzaminy, zaświadczenia z kodem QR, rejestry i rozliczenia — bez budowy systemu od podstaw i bez opłat wdrożeniowych.
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327). Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy stanu faktycznego.