Kiedy trzeba przeszkolić
Przed dopuszczeniem do pracy — bez wyjątków co do terminu. Nie ma tu żadnego okresu przejściowego ani możliwości nadrobienia szkolenia w pierwszym tygodniu.
„Nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy."
„Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy […]. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę."
Ostatnie zdanie to jedyny wyjątek i bywa źle rozumiany. Zwalnia ze szkolenia tylko wtedy, gdy spełnione są trzy warunki naraz: ten sam pracodawca, to samo stanowisko i umowa zawarta bezpośrednio po poprzedniej. Przerwa w zatrudnieniu albo zmiana stanowiska oznacza obowiązek ponownego szkolenia.
Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Dwie części szkolenia
Szkolenie wstępne składa się z dwóch części, prowadzonych w formie instruktażu, czyli zajęć praktycznych trwających co najmniej dwie godziny lekcyjne.
| Część ogólna | Część na stanowisku pracy | |
|---|---|---|
| Czego dotyczy | Przepisy z Kodeksu pracy, regulamin pracy, zasady obowiązujące w firmie, pierwsza pomoc | Zagrożenia na konkretnym stanowisku, ryzyko zawodowe, ochrona przed zagrożeniami, bezpieczne wykonywanie pracy |
| Kogo obejmuje | Wszystkich nowo zatrudnionych, a także studentów na praktykach i uczniów | Pracowników fizycznych oraz tych, którym coś w pracy zagraża; przenoszonych na takie stanowiska; uczniów i studentów |
| Kto prowadzi | Służba BHP, osoba wykonująca jej zadania, pracodawca albo wyznaczony pracownik | Przełożony albo pracodawca |
| Czym się kończy | — | Sprawdzianem wiedzy i umiejętności |
Kto może je poprowadzić
Tu leży najczęstszy błąd. Wiele firm zakłada, że całe szkolenie wstępne robi behapowiec. Tymczasem przepisy rozdzielają role.
Część ogólną może poprowadzić pracownik służby BHP, osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby, pracodawca wykonujący je samodzielnie albo wyznaczony pracownik — pod warunkiem, że ma odpowiednią wiedzę i aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP.
Część na stanowisku pracy prowadzi natomiast osoba kierująca pracownikami — kierownik, mistrz, brygadzista — albo sam pracodawca. I to od niej przepisy wymagają trzech rzeczy naraz.
„Instruktaż stanowiskowy przeprowadza wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami lub pracodawca, jeżeli osoby te posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz są przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego."
Ostatni warunek brzmi groźnie, ale w praktyce zwykle jest spełniony — i warto wiedzieć, skąd. Metody prowadzenia szkolenia na stanowisku pracy są obowiązkowym elementem szkolenia okresowego dla pracodawców i osób kierujących pracownikami. Ramowy program przewiduje na ten temat dwie godziny lekcyjne, w ramach szkolenia trwającego łącznie co najmniej 16 godzin.
„Organizacja i metodyka szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (z uwzględnieniem metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego) oraz kształtowanie bezpiecznych zachowań pracowników w procesach pracy — 2 godziny."
Wniosek praktyczny: kierownik z aktualnym szkoleniem okresowym dla osób kierujących pracownikami ma zwykle także przygotowanie wymagane do prowadzenia szkoleń na stanowisku pracy. Problem pojawia się wtedy, gdy szkolenie kierownika jest nieaktualne albo gdy szkolenie na stanowisku prowadzi osoba, która formalnie nie kieruje pracownikami. Wówczas podważone zostają wszystkie przeprowadzone przez nią szkolenia.
Kogo obejmuje część na stanowisku
Nie wszystkich. Część ogólną przechodzi każdy nowy pracownik, ale szkolenie na stanowisku pracy dotyczy węższego kręgu:
- pracowników zatrudnianych na stanowiskach robotniczych;
- pracowników zatrudnianych na innych stanowiskach, na których występuje narażenie na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne — czyli m.in. sprzedawców, personelu medycznego czy pracowników ochrony;
- pracowników przenoszonych na takie stanowiska;
- uczniów odbywających praktyczną naukę zawodu oraz studentów odbywających praktykę studencką.
Pracownik wykonujący pracę na kilku stanowiskach przechodzi szkolenie osobno na każdym z nich. Czas trwania zależy od przygotowania zawodowego pracownika, jego dotychczasowego stażu oraz rodzaju pracy i zagrożeń na danym stanowisku — przepisy nie narzucają jednej liczby godzin.
Kogo dotyczy kryterium narażenia, opisujemy szczegółowo w artykule o pracownikach narażonych na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne.
Kiedy trzeba szkolenie powtórzyć
Poza zatrudnieniem nowej osoby szkolenie na stanowisku pracy trzeba powtórzyć, gdy zmieniają się warunki pracy. Rozporządzenie wymienia w szczególności:
- zmianę procesu technologicznego,
- zmianę organizacji stanowisk pracy,
- wprowadzenie do stosowania substancji o działaniu szkodliwym dla zdrowia albo niebezpiecznym,
- wprowadzenie nowych lub zmienionych narzędzi, maszyn i innych urządzeń.
Zakres i czas trwania takiego szkolenia zależą od rodzaju wprowadzonych zmian — nie trzeba powtarzać całości, wystarczy przygotować pracownika do bezpiecznej pracy w nowych warunkach.
To przepis, o którym firmy zapominają najczęściej. Zakup nowej maszyny albo zmiana chemii używanej w produkcji uruchamia obowiązek szkoleniowy, nawet jeśli skład załogi się nie zmienił.
Jak to udokumentować
Jednym dokumentem: kartą szkolenia wstępnego. Pracownik potwierdza w niej na piśmie odbycie obu części, a karta trafia do jego akt osobowych. Wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia i nie należy go zastępować własnym formularzem.
Karta zawiera dane osoby szkolonej, nazwę komórki organizacyjnej, daty obu części oraz imiona, nazwiska i podpisy osób prowadzących. Braki w podpisach to jedno z częstszych ustaleń kontroli — dokument bez podpisu prowadzącego nie potwierdza niczego.
Część na stanowisku pracy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności. To on stanowi podstawę dopuszczenia pracownika do pracy — nie sama obecność na szkoleniu.
Najczęstsze pytania
Czy pracownik może zacząć pracę przed szkoleniem wstępnym?
Nie. Szkolenie musi się odbyć przed dopuszczeniem do pracy. Kodeks pracy zakazuje dopuszczenia pracownika do pracy, jeśli nie ma on dostatecznej znajomości przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Czy przy kolejnej umowie z tym samym pracownikiem trzeba powtarzać szkolenie wstępne?
Nie, jeżeli pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy. W innych przypadkach szkolenie jest wymagane.
Czy szkolenie na stanowisku pracy może przeprowadzić behapowiec?
Co do zasady nie. Tę część przeprowadza wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami albo sam pracodawca — pod warunkiem, że mają odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i są przeszkoleni w zakresie metod prowadzenia takiego szkolenia. Behapowiec odpowiada natomiast za część ogólną.
Jak udokumentować szkolenie wstępne?
Kartą szkolenia wstępnego, którą pracownik podpisuje i która trafia do jego akt osobowych. Wzór karty stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bhp.
Szkolenia wstępne i dokumentacja bez pilnowania
W ramach outsourcingu prowadzimy część ogólną szkoleń, przygotowujemy programy dla poszczególnych grup stanowisk i pilnujemy kompletności kart w aktach osobowych. Szkolimy też kierowników w zakresie metod prowadzenia szkolenia na stanowisku pracy.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327). Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy stanu faktycznego.